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# Notifications emails automatiques

{% hint style="info" %}
Cette page couvre uniquement le cas de la notification liée à un questionnaire. Pour découvrir toutes les possibilités du module (déclencheurs liés aux événements, aux adhésions, emails différés, contenu dynamique...), consultez la page dédiée aux automatisations.
{% endhint %}

### Prérequis

* Un **questionnaire publié** (voir Créer et publier un questionnaire) ;
* L'**adresse email** de la personne ou de l'équipe à notifier ;
* Un accès au module **Automatisations** de votre projet.

***

### 1. En tant que responsable, être notifié à chaque nouvelle réponse

Plutôt que de consulter la liste des réponses manuellement, vous pouvez déclencher une **notification automatique par email** vers la personne qui suit le questionnaire, à chaque fois qu'une réponse est envoyée.

Cette notification se configure dans le module **Automatisations** :

1. Créez une nouvelle automatisation et nommez-la explicitement (par exemple « Notification réponses — Opération Zéro Déchet ») ;
2. Choisissez le déclencheur **Lorsqu'une réponse à un questionnaire est envoyée** ;
3. Réglez le **délai** sur **Immédiatement** ;
4. Sélectionnez le **questionnaire** concerné ;
5. Renseignez le sujet et l'émetteur de l'email, puis dans la section **Destinataire**, choisissez **À une adresse email spécifique** et indiquez l'adresse du ou de la responsable du suivi.

<div><figure><img src="/files/YMau7QtEHB8bO2W61nFK" alt=""><figcaption></figcaption></figure> <figure><img src="/files/5pGfKVqflYewg7F5vOQ3" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

{% hint style="success" %}
**Le duo gagnant : notification interne + confirmation au répondant.** La même mécanique d'automatisation permet aussi d'envoyer un email **aux contacts concernés par l'automatisation**, c'est-à-dire aux répondants eux-mêmes. Créez donc deux automatisations sur le même questionnaire : l'une notifie votre responsable en interne (adresse spécifique), l'autre confirme au répondant que sa réponse est bien prise en compte. C'est ce qui rend possible le recontact sous 48 h évoqué plus haut , sans que personne n'ait à rafraîchir la page des résultats.
{% endhint %}

### Étape 2 : Rédiger l'email de notification

Renseignez ensuite le **Sujet** de l'email que recevra le ou la responsable, puis composez le contenu du message dans l'éditeur par blocs (paragraphes, titres, boutons, colonnes, images...). Pour une notification interne, un ou deux blocs **Paragraphes** suffisent largement.

<figure><img src="/files/02eG0NMSSlmaK0WVIUmI" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
**Pensez « boîte de réception du responsable », pas « communication militante ».** Cet email est un outil de travail interne : un sujet factuel et constant du type « Nouvelle réponse — Opération Littoral » est ici préférable à un sujet accrocheur. Il permet de repérer les notifications d'un coup d'œil et de créer une règle de filtrage automatique dans la messagerie (dossier dédié, libellé, transfert vers un canal d'équipe).
{% endhint %}

{% tabs %}
{% tab title="Notification simple" %}
Bonjour,

Vous avez reçu une nouvelle réponse au questionnaire \[Nom du questionnaire].

Consulter les réponses : \[URL de votre console Open Action]

— Notification automatique OpenAction
{% endtab %}

{% tab title="Avec consigne de traitement" %}
Bonjour,

Une nouvelle personne vient de s'inscrire via le questionnaire \[nom du questionnaire].

À faire :

1. Consulter sa réponse sur Open Action.
2. Vérifier sa fiche contact et ses tags
3. La recontacter sous 48 h si elle propose un coup de main

En cas d'absence, transférer à : \[adresse de l'équipe]

— Notification automatique OpenAction
{% endtab %}
{% endtabs %}

{% hint style="info" %}
**Bonnes pratiques :**

* Utilisez la notification immédiate pour les questionnaires à fort enjeu individuel (propositions de bénévolat, demandes de contact) où la réactivité compte. Pour un questionnaire à gros volume (consultation nationale), préférez un point quotidien sur la liste des réponses : une notification par réponse deviendrait du bruit.
* Dirigez la notification vers une adresse suivie collectivement (par exemple celle de l'équipe mobilisation) plutôt que vers la boîte personnelle d'un·e seul·e bénévole : le suivi survit ainsi aux absences et aux départs.
* Donnez un sujet explicite à l'email de notification pour permettre un filtrage automatique dans la boîte de réception.
  {% endhint %}