Notifications emails automatiques

Configurer des emails automatique envoyés au moment de la validation du questionnaire.

Cette page couvre uniquement le cas de la notification liée à un questionnaire. Pour découvrir toutes les possibilités du module (déclencheurs liés aux événements, aux adhésions, emails différés, contenu dynamique...), consultez la page dédiée aux automatisations.

Prérequis

• Un questionnaire publié (voir Créer et publier un questionnaire) ;

• L'adresse email de la personne ou de l'équipe à notifier ;

• Un accès au module Automatisations de votre projet.

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1. En tant que responsable, être notifié à chaque nouvelle réponse

Plutôt que de consulter la liste des réponses manuellement, vous pouvez déclencher une notification automatique par email vers la personne qui suit le questionnaire, à chaque fois qu'une réponse est envoyée.

Cette notification se configure dans le module Automatisations :

1. Créez une nouvelle automatisation et nommez-la explicitement (par exemple « Notification réponses — Opération Zéro Déchet ») ;

2. Choisissez le déclencheur Lorsqu'une réponse à un questionnaire est envoyée ;

3. Réglez le délai sur Immédiatement ;

4. Sélectionnez le questionnaire concerné ;

5. Renseignez le sujet et l'émetteur de l'email, puis dans la section Destinataire, choisissez À une adresse email spécifique et indiquez l'adresse du ou de la responsable du suivi.

Le duo gagnant : notification interne + confirmation au répondant. La même mécanique d'automatisation permet aussi d'envoyer un email aux contacts concernés par l'automatisation, c'est-à-dire aux répondants eux-mêmes. Créez donc deux automatisations sur le même questionnaire : l'une notifie votre responsable en interne (adresse spécifique), l'autre confirme au répondant que sa réponse est bien prise en compte. C'est ce qui rend possible le recontact sous 48 h évoqué plus haut , sans que personne n'ait à rafraîchir la page des résultats.

Étape 2 : Rédiger l'email de notification

Renseignez ensuite le Sujet de l'email que recevra le ou la responsable, puis composez le contenu du message dans l'éditeur par blocs (paragraphes, titres, boutons, colonnes, images...). Pour une notification interne, un ou deux blocs Paragraphes suffisent largement.

Pensez « boîte de réception du responsable », pas « communication militante ». Cet email est un outil de travail interne : un sujet factuel et constant du type « Nouvelle réponse — Opération Littoral » est ici préférable à un sujet accrocheur. Il permet de repérer les notifications d'un coup d'œil et de créer une règle de filtrage automatique dans la messagerie (dossier dédié, libellé, transfert vers un canal d'équipe).

Notification simple

Bonjour,

Vous avez reçu une nouvelle réponse au questionnaire [Nom du questionnaire].

Consulter les réponses : [URL de votre console Open Action]

— Notification automatique OpenAction

Avec consigne de traitement

Bonnes pratiques :

• Utilisez la notification immédiate pour les questionnaires à fort enjeu individuel (propositions de bénévolat, demandes de contact) où la réactivité compte. Pour un questionnaire à gros volume (consultation nationale), préférez un point quotidien sur la liste des réponses : une notification par réponse deviendrait du bruit.

• Dirigez la notification vers une adresse suivie collectivement (par exemple celle de l'équipe mobilisation) plutôt que vers la boîte personnelle d'un·e seul·e bénévole : le suivi survit ainsi aux absences et aux départs.

• Donnez un sujet explicite à l'email de notification pour permettre un filtrage automatique dans la boîte de réception.